Cronograma del Design Sprint

Esta metodología fue originada por los diseñadores de productos en Google, y se utiliza para resolver desafíos específicos, desarrollar nuevos productos o refinar los existentes.

Aquí te compartimos lo que hemos aprendido de este fascinante proceso. Recuerda que estamos a tu orden para responder cualquier pregunta que tengas y para apoyarte en la organización de estos eventos.

Design Sprint: ¿Qué se hace cada día?

La asignación de tiempo para cada fase del Design Sprint dependerá en gran medida del criterio del equipo organizador y de la disponibilidad de las personas que vayan a participar en el mismo llevando a cabo los roles establecidos.

La metodología solo tiene dos requisitos: que cada etapa ocurra en un día y que la secuencia de días no se rompa. Por ejemplo, hacerlo de martes a jueves, permite suficiente tiempo para planificar y para los viajes de ida y vuelta de los sprinters de ser necesario.

No hace falta ningún trabajo previo por parte de los sprinters, además de leer el documento del ¨Estado de la Unión¨ que compartirán los organizadores y encontrar algunas características o soluciones de otros productos que puedan servir de inspiración.

El equipo debe llegar relajado, con vestimenta cómoda y mente abierta. Su sola presencia, su conocimiento innato y su experiencia empresarial es suficiente para poder aportar en grande a este proceso.

Se recomienda que los participantes bloqueen su calendario y eviten cualquier tipo de interrupción no relacionada al Design Sprint para que puedan enfocarse al 100%.

Asimismo, se desaconseja traer computadoras y teléfonos. Si no hay forma de evitarlos, pueden crear una ¨estación de electrónicos¨ y dar unos 5 minutos al comienzo de cada hora para que vayan y revisen sus mensajes.

También es buena idea ofrecer desayunos y almuerzos ricos en proteínas. Mucho mejor si se consumen en el lugar del evento de modo que se pueda maximizar el tiempo.

Antes del primer día

Por sencillas que parezcan estas acciones a continuación, cada una juega un papel clave en el proceso y asegura que el tiempo dedicado durante el Design Sprint se centre exclusivamente en la tarea en cuestión.

Es importante que el grupo organizador dedique suficiente tiempo antes del evento para las siguientes tareas:

• Definición del desafío: ¿Qué resolveremos? La respuesta a esta pregunta aclarará qué se necesita exactamente para el Design Sprint. Aquí hay algunas ideas de cómo desarrollarlo.

• Creación de documentos informativos: ¿Qué información tenemos sobre este tema?  Vale la pena recopilar todos los datos de mercado disponibles para profundizar en el desafío y crear la presentación llamada el "Estado de la Unión” que se comparte con los sprinters antes del Día 1.

• Selección del equipo de sprinters – ¿Quién participará? ¿Qué tipo de experiencia se necesita para el desafío que existe? Tener una muestra representativa de todos los equipos enriquecerá el resultado. ¿Qué papel jugarán en el Sprint? Recuerda que en el Sprint nos convertimos en un solo equipo y los títulos se reservan. También recuerda que hay roles específicos que discutimos en nuestro boletín anterior

• Disponibilidad de persona que trabaje con diseño gráfico y la creación de prototipos: ¿Quién traducirá los bocetos en diseños y generará un prototipo funcional? Es importantísimo que personas con estas habilidades sean parte de el equipo de los sprinters y que tengan acceso al manual de marca, así como a herramientas de creación de prototipos como inVision . Sketch, Figma u otras.

• Evaluadores: ¿Quiénes  probarán los prototipos desarrollados durante el Sprint? Estas son las personas que vendrán el tercer día para interactuar con el prototipo de trabajo y serán observadas por los sprinters. Idealmente, deben ser usuarios reales. Gente que tenga el mismo perfil que la audiencia final. De eso no ser posible,  puedes invitar a otros colaboradores de la empresa, Clientes, Familiares, estudiantes universitarios, etc. Trata de remunerar el tiempo que estas personas están regalando con algún incentivo que sea permitido por la política de la empresa.

•  Reserva una ubicación cómoda, bien ventilada, con buena iluminación  e idealmente con un salón amplio que tenga una mesa de trabajo, sillas y una pared o pizarrón grande. Hace falta al menos un espacio adicional,  más chico, con mesa, dos sillas, y cámaras para transmitir por video. Mucho mejor si puede ser fuera del área habitual de trabajo para cambiar de ambiente y para evitar las interrupciones del día a día. De igual forma, es ideal si al final de las jornadas de trabajo, se pueden dejar colgados los post-its y los otros documentos que se adhieran a la pared durante el Sprint. Ordena para los tres días comida ligera alta en proteínas, aguas, café y algunas botanas saludables como nueces, queso o frutas.

• Compra suficientes notas adhesivas post-its, calcomanías redondas de diferentes colores, lápices, papel bond, plumones, durex y asegúrate que haya proyector y que la sala chica y la grande se puedan conectar por video llamada. (O en su defecto, que las facilidades tengan una cámara de Gesell)

• De ser posible, visita las facilidades con algunos días de antelación para asegurarte que cuentas con todo lo necesario para que el evento sea exitoso.

• Recuerda considerar el estacionamiento y los protocolos de seguridad que puedan existir en las instalaciones.

Día 1

Idear y entender

Este día suele durar de 8-9 horas y es el más crucial en todo el proceso. Es cuando el equipo desglosa los objetivos del Design Sprint y comienza a redactar soluciones. La meta es entender y crear un plan de acción. El objetivo del día es cerrar con dibujos bien pensados que sirvan de punto de partida para comenzar a producir prototipos.

Se deben llevar a cabo las siguientes 9 actividades:

Ejercicio para romper el hielo:
Un ejercicio rápido y divertido para conocer mejor a los participantes. Esto puede ser una ronda de participación  proporcionando nombres y la respuesta a una pregunta u otro ejercicio determinado por los organizadores y el facilitador del Sprint. Aquí hay algunas ideas.

Resumen del Design Sprint:
Una vez ya el equipo se conoce, el facilitador comparte una explicación del espíritu y la estructura del Design Sprint, la agenda para los próximos tres días y la definición del problema/desafío, que están abiertos a discusión, por lo que se pueden modificar si es necesario.

El Estado de la Unión (SOTU):
El SOTU es la presentación que hacen los organizadores previo al comienzo de la jornada y  puede incluir información de la industria y el mercado, inteligencia sobre las audiencias que se verán afectadas y datos específicos de la expectativa del cliente, entre otros factores pertinentes. Como ya todos los participantes han visto el documento de antemano, el facilitador hará un resumen, y aclarará cualquier pregunta . Durante la discusión de la SOTU, se invita a los sprinters a que comiencen a trabajar en sus post-its de ¨¿Cómo podríamos?¨ que explicamos a continuación.

Cómo podríamos (HMW):
También conocido como el ejercicio HMW (De How Might We? en inlgés) es una forma estandarizada de tomar notas. Replantea un problema como una oportunidad específica en una breve declaración. Se invita a los sprinters a crear tantos HMW como deseen durante la presentación de la SOTU, mientras se analiza la trayectoria del usuario o en cualquier momento del primer día.

Trayectoria del usuario:
También conocido como User Journey Mapping, es la respuesta a ¿Cómo encontrarán e interactuarán los usuarios finales con la solución que se creará durante el Sprint? Tener un diagrama paso a paso de esta trayectoria ayudará a organizar los pensamientos de los sprinters y clasificar las ideas. Se puede llevar un borrador del User Journey al Design Sprint para discutirlo con el equipo o se puede generar uno en ese momento  utilizando las áreas de oportunidad de la trayectoria de usuario existente como punto de partida.

Una vez que se hace un mapa de la trayectoria del usuario, los sprinters pegan sus HMW sobre las partes del mapa que consideran se relacionan mejor a su pregunta.  Este ejercicio se puede realizar de forma individual y en silencio o en grupo donde se leen en voz alta los HMW y los sprinters deciden dónde deben colocarse en el mapa.

Luego, cada sprinter recibirá tres calcomanías redondas y pequeñas para colocar sobre los HMW que consideren más relevantes. Pueden votar por tres diferentes o poner todos en un solo HMW.  Aquellos con más calcomanías o ¨votos¨ serán claramente los asuntos que tomarán mayor prioridad.

¨Ilumíname¨:
También conocido como Lightening demo. Antes del Día 1 del Sprint, se les pedirá a los participantes que se inspiren en soluciones existentes  que potencialmente puedan abordar el problema que se está tratando de resolver en el Sprint. Esto puede ser en forma de aplicación, sitio web, anuncio impreso, video; cualquier formato es bienvenido. Luego, aquellos que encontraron ideas inspiradoras tendrán 60 segundos para proyectarlas y presentarlas al equipo mientras uno de los diseñadores captura la posible aplicación de esa idea en la pizarra. Esto puede ser a través de palabras, imágenes o una combinación de ambos.

Crazy 8´s:
Después de comprender la tarea en cuestión y ver algo de inspiración, los sprinters tienen la tarea de proponer 8 ideas diferentes u 8 variaciones de una idea (no una serie de pasos) en una hoja de papel que se dobla dos veces en cuatro. Todo esto en 8 minutos…

Dibujar:
Al dibujar es que se empiezan a destilar las soluciones y a identificar los pasos a seguir. Este ejercicio puede ser individual o en equipos. No hay que saber dibujar, no tiene que quedar bonito ni simétrico. Solo se necesita  transferir  una idea abstracta a algo tangible y visible para otros. Se anima a los sprinters a asignar títulos, subtítulos, palabras (no lorem-ipsums) para que eso que dibujan se explique por sí mismo tanto como sea posible. Idealmente, el boceto final tendrá tres paneles, aunque puede tener más. Este es un ejercicio anónimo, por lo que no se deben agregar nombres al boceto.

Votación:
Cada sprinter recibe siete (o más) calcomanías redondas de color o  puntos de votación para que elijan el boceto (o una parte de él) que consideren una solución adecuada. Si optaron por votar por todo el boceto, el punto se puede agregar a la parte exterior del boceto, de lo contrario, el punto debe ir directamente a la parte preferida. Está permitido votar por su propio boceto.

Al concluir este primer día, se revisan los bocetos/porciones ganadores y se discuten los planes/logística para los próximos dos días.

Traducción basada en los gráficos del libro Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days de Jake Knapp.

Día 2

Hacer prototipo y cuestionario

Este es el día de creación de prototipos y requiere mayor participación de los diseñadores. Sin embargo, todos los sprinters deben estar disponibles para responder preguntas, validar el progreso del diseño, etc. También en este día se crean los cuestionarios que guiarán la conversación en las sesiones de prueba con los usuarios evaluadores.

• Los diseñadores tendrán la primera mitad del Día 2 para trabajar en el prototipo.

• Poco después del almuerzo, habrá una reunión de 1,5 horas (aprox.) con todos los sprinters para discutir el primer borrador del prototipo.

• Luego de lo discutido en la reunión, los diseñadores actualizan los prototipos con los aportes recibidos y el resto del equipo, junto con el moderador, trabajan en la redacción de las preguntas que se les harán a las personas que vendrán a validar los prototipos el día 3.

La jornada se cierra con una revisión final del prototipo y la aprobación de las preguntas a los evaluadores.

Dia 3

Evaluación de prototipos

Este es el día en el cual se obtiene comentarios de personas ajenas al proceso que probarán el prototipo. Con sus observaciones se irá creando una solución final de diseño.

Todos los sprinters deberán participar libres de distracciones.  La idea es que vean de primera mano la reacción de los usuarios evaluadores, hagan preguntas y registren las reacciones o ideas que puedan surgir al ver la interacción. Es un proceso muy gratificante.

• Los organizadores del Design Sprint  ya deberán haber reclutado a las personas que harán las pruebas según los criterios demográficos y sociográficos establecidos. Se hace una agenda para que estas personas lleguen al lugar del evento. Por lo general, hay entre cinco y siete participantes, y cada sesión dura entre 45 minutos y 1 hora.

• Se habilitan dos salas, una para observadores y otra para el moderador y los evaluadores. La prueba se transmitirá en video desde la sala donde están los evaluadores, a la sala donde estarán el resto de los sprinters. Se puede usar dos cámaras (una para ver el rostro del evaluador y otra para la pantalla del dispositivo donde está el prototipo). Se puede emplear software especializado como Lookback.io o cualquier sistema de teleconferencias y las cámaras de teléfonos móviles.

• El moderador deberá explicar a cada evaluador el propósito de la sesión, los objetivos, y pedirles autorización para grabar.  Los evaluadores deberán interactuar con el prototipo, reaccionar hablando en voz alta y responder a las preguntas del moderador o de los observadores. Es muy importante que los sprinters vean a la persona y la pantalla que está navegando.

• El equipo tomará notas en post-its y las colocará en un pizarrón que se organizará con áreas de interés del proceso de evaluación. Un miembro del equipo de sprinters,  transcribirá los comentarios/insights más destacados de la prueba.

¿Qué sigue después del Design Sprint?

Mantener el impulso y convertir el resultado en un producto tangible.

Los organizadores han de enviar una encuesta justo al final del Design Sprint para recopilar aportes de los participantes. Este es un cuestionario anónimo, que busca calificar la experiencia y las cosas que les gustaron, desearon que sucedieran y demás. Asimismo, se debe llevar a cabo una reunión retrospectiva para analizar el resultado del evento, la encuesta y discutir posibles mejoras al proceso del Design Sprint dentro del contexto paratilar y las necesidades de la empresa.

En cuanto al siguiente paso del proyecto, dependerá de cómo se sienta el equipo con respecto al resultado. Dado a que el Design Sprint es un proceso modular, se puede repetir para refinar lo que se ha hecho antes o para observar un aspecto diferente. Se recomienda que antes de proceder a implementar los resultados del Sprint, se lleve a cabo una ronda de prueba adicional con evaluadores que puedan probar los cambios que se hagan al prototipo con los comentarios que se recibieron en el día 3.